Заполните, пожалуйста, данные
Удобный канал связи
Нажимая "Заказать звонок", Вы соглашаетесь с политикой компании в отношении обработки персональных данных

7 принципов правильной автоматизации своего бизнеса

Как автоматизировать свой бизнес, чтобы не переделывать и не пожалеть о начатом.
Если вы стоите на пороге принятия решения об автоматизации вашего бизнеса, то наверняка задумываетесь о том, как правильно провести автоматизацию. Многие сталкивались с примерами, когда процесс внедрения того или иного программного обеспечения растягивался на года, превращаясь в своего рода «бесконечный ремонт». Другая частая проблема — это отсутствие ощутимого результата. Программное обеспечение куплено, работа в нём ведётся, а что это даёт — никому не ясно. Однако есть и множество положительных примеров, когда программные средства помогают решать важные задачи в бизнесе и делают бизнес успешным. В этой статье мы поделимся своим многолетним опытом, как провести автоматизацию правильно.
Среди очевидных преимуществ автоматизации мы можем выделить: удобство, экономию ресурсов, возможность анализа данных в цифровом виде, возможность улучшить текущие бизнес-процессы.
Что такое автоматизация? Это когда мы путем использования специального программного обеспечения, оборудования или других средств автоматизации, а зачастую и того, и другого мы сокращаем долю человеческого труда в бизнес-процессах. Конечной точкой такого процесса будет полная замена труда роботами - до неё ещё очень далеко. Но уже сегодня среди очевидных преимуществ автоматизации мы можем выделить: удобство, экономия ресурсов, возможность анализа данных в цифровом виде, возможность улучшить текущие бизнес-процессы.
Принцип 1. Не начинайте автоматизацию, не имея цели и задач.
Принцип 1. Не начинайте автоматизацию, не имея цели и задач.

Этот принцип универсален. Прежде чем приступить к автоматизации, нужно ответить на вопросы: «Зачем я это делаю? Что я хочу получить на выходе?» При этом важно все показатели измерять количественно, т. е. например — рост прибыли на 20%, сокращение трудозатрат персонала на 30% и т. д. Работа ради работы не нужна никому, поэтому важно понимать — к чему мы стремимся.

Рекомендуем ставить цель SMART-методом. SMART – это аббревиатура:
  • Specific — конкретный.
  • Measurable — измеримый.
  • Attainable — достижимый.
  • Relevant — соотвествующий (важный, соответствует общим целям компании).
  • Time bounded — ограниченный во времени.

Пример SMART-цели: Сократить трудозатраты отдела продаж на 25% за 3 месяца за счёт внедрения CRM.

Принцип 2. Есть ответственный за автоматизацию.
Принцип 2. Находим ответственного за автоматизацию.

Это должен быть конкретный человек, который отвечает за весь процесс и имеет соответствующий уровень компетенции. Почему это важно? У каждого сотрудника есть свои должные обязанности. Например, часто сотрудников отдела продаж дополнительно нагружают работой в виде внедрения CRM. Понятно, что эта работа в данном случае выполняется по остаточному принципу, т. к. план продаж никто не отменял. CRM хоть и сэкономит время продавцам, но уже после внедрения, а сам процесс внедрения наоборот требует дополнительных временных ресурсов. Есть ли они у сотрудников отдела продаж? Также распространена ситуация, когда не назначается конкретный сотрудник, ответственный за внедрение, а имеется некоторая коллективная ответственность — вот вам, ребята, crm-ка, пользуйтесь. Это самый плохой вариант, т. к. в данном случае и спросить будет не с кого.

Помимо перечисленного надо помнить, что одна из целей автоматизации — это контроль за работой сотрудников. Это означает, что нельзя поручать внедрение тому, кого будут контролировать. Это должен быть сотрудник независимого подразделения компании, руководитель или сторонний исполнитель.

Принцип 3. Минимум используемых программ
Принцип 3. Минимум используемых программ

Итак у вас есть цели автоматизации (см. принцип 1) и есть ответственный за внедрение (см. принцип 2). Ответственному за внедрение следует выбрать решение по автоматизации, т. е. каким образом он собирается добиваться поставленной цели.

При выборе решения мы рекомендуем комплексные решения, которые могут закрыть максимум функций одним продуктом. Это очень важное правило, потому что часто мы сталкивались с ситуацией, когда руководителю нравится «вот эта функция в одной программе, эта функция в другой программе, а вот эта функция в третьей программе». В итоге сотрудник сидит за компьютером, открыв 20 окон и попеременно заносит информацию — то в одно окно, то в другое, то в третье. Это неэффективно и несет риск некачественных данных. Зачастую вы не сможете выбрать одно решение на все случаи жизни (это зависит от бизнеса), но вам нужно стараться свести к минимуму количество программ. Помните, что каждая дополнительная программа увеличивает общие трудозатраты, и нужно всегда соизмерять тот эффект, который она дает, с затратами на ведение учета в этой программе.

Как выбрать? Выбираем например отдел продаж — и выписываем все задачи отдела продаж, подлежащие автоматизации. Каждой задаче назначаем вес от 1 до 10 по важности. Стараемся подобрать решение, которые закрывает максимум задач с весом важности более 5ти. Если таких решений несколько, то выбираем среди них те, которые закрывают максимум задач с весом от трех и более.


Принцип 4. Максимум интеграции.
Принцип 4. Максимум интеграции.

Эффективно работать в нескольких программах, сервисах или приложениях позволит интеграция. В этом случае данные из одной программы попадают в другую автоматически. Это менее эффективно, чем работать в одной программе, но часто без этого не обойтись. Есть некоторые готовые решения по интеграции, также написать небольшую программу по интеграции данных могут соответствующие технические специалисты.

Интегрируйте всё, что возможно — crm, сайт, месенджеры, email-рассылки, соц.сети и т.д. Откажитесь от дублирующего ввода данных в различные программы, если интеграция невозможна. Опыт показывает, что в 98% случаев такая практика приводит к различиям данных в системах, неэффективной работе менеджеров и отсутствию анализа данных.
Принцип 5. План работ —
залог успеха.
Принцип 5. План работ — залог успеха.

Когда вы определились с решением по автоматизации, то следующим шагом необходимо составить план работ. План работ также, как и цель, должен быть измеримым, достижимым и ограниченным во времени. Выпишите подробно все задачи, которые вы планируете решить в рамках автоматизации, в порядке реализации, укажите сроки и исполнителя. Продолжительные планы работ лучше разбивать по неделям.
Кстати, у компании Brain Trust есть подобная услуга. Если вы хотите проводить работы по автоматизации бизнеса самостоятельно, но не знаете, с чего начинать, то можно воспользоваться услугой Аудит бизнес-процессов. В рамках аудита мы проведем опрос сотрудников и изучение текущего положения дел, дадим рекомендации, что можно улучшить, и составим подробный план работ (перечень задач), которые необходимо выполнить. По каждой задачи дадим рекомендации, каким образом можно её реализовать. Заказать
Принцип 6. Step-by-step
(делаем всё поэтапно)
Принцип 6. Step-by-step (делаем всё поэтапно)

Довольно распространенная ошибка при автоматизации бизнеса, когда начинают внедрять/изменять всё и сразу. Как правило, объем работ большой, и такой подход снижает вероятность благополучно дойти до конца. Нельзя объять необъятное, нельзя одномоментно изменить всё. Даже если предположить, что вы не ограничены в финансовых ресурсах, но ваши сотрудники ограничены в своих временных ресурсах. К новым продуктам нужно привыкнуть, нужно время на их освоение.

Поэтому рекомендуем разбить работу на некоторые обособленные этапы, каждый из которых может иметь свой независимый результат. Это разумный подход не отобьет желание у вас и ваших сотрудников работать в этом направлении, и даст возможность раньше ощутить первые результаты автоматизации.

Принцип 7. Анализ промежуточных и окончательных результатов
Принцип 7. Анализ промежуточных и окончательных результатов

Когда вы проводите работы по автоматизации, не забывайте анализировать результаты. Причём результаты необходимо анализировать как окончательные, так и промежуточные.

Под промежуточными результатами мы понимаем результаты за определенный период. Например, ваш план работ разбит по неделям. Это означает, что каждую неделю ответственный за внедрение подводит результаты - что сделано, что не сделано, какие возникли сложности, нужно ли вносить изменения в последующий план.

Под окончательными результатами мы подразумеваем выполнение поставленных задач и достижение цели. Достижение цели обычно оценивают не сразу — а через 3-6 месяцев.

Придерживаясь данных принципов, вы сможете быстрее достичь поставленной цели, избежать типовых ошибок, не потерять время, деньги, обеспечить успех мероприятия.



Автор: Надежда Изотова
Made on
Tilda